Как обрабатывать и отгружать заказы

Если вы продаете организациям

Прочтите инструкцию — есть отличия от инструкции для продажи физическим лицам.

Видеоподсказка по обработке заказа

Где смотреть поступившие заказы

Новые заказы от покупателей появляются в кабинете на странице Заказы → Заказы и отгрузки во вкладке Ждут сборки со статусом Можно обрабатывать.

Для каждого заказа указана плановая дата отгрузки — день, когда его нужно привезти в выбранный сортировочный центр или пункт выдачи или сдать приехавшему на склад курьеру. Куда можно отгружать заказы

Отгружайте заказы вовремя: покупатель может отменить заказ, если его придется слишком долго ждать. Кроме того, несвоевременные отгрузки снижают ваш индекс качества.

Как часто нужно проверять новые заказы

Действуйте так, как вам удобно. Кто-то следит за новыми заказами постоянно, чтобы обрабатывать по мере поступления, а кто-то — собирает все сразу раз в сутки. Главное — не пропускайте заказы и отгружайте их вовремя.

Уведомления о новых заказах можно включить и настроить в кабинете на странице Подписка на уведомления.

Что делать с новым заказом

Убедитесь, что все товары из заказа есть у вас на складе — список заказов для проверки товаров можно скачать на той же странице. Если чего-то не хватает — удалите товар из заказа или перенесите или отмените заказ. Лучше этого избегать: редактирование, перенос и отмена заказа понизят ваш индекс качества.

Если все на месте, нажмите Готов к отгрузке, а если готовых заказов несколько — отметьте их галочками в списке.

Для больших товаров, которые упакованы в несколько коробок, добавьте нужное количество грузовых мест.

Если продаете ювелирные изделия

До отгрузки нужно передать коды маркировки. Инструкция

Как перенести заказ

Заказ можно перенести на следующую отгрузку — но не позже, чем за полчаса до времени, когда вы перестаете принимать заказы. Для этого нажмите Перенести на странице заказа.

Если до выбранного вами времени осталось меньше получаса, заказ можно только отменить.

Как отменить заказ

Если вы не можете отгрузить заказ или не успели его перенести, на странице заказа нажмите Отменить. Вернуть отмененный заказ нельзя.

Как удалить товар из заказа

Иногда отсутствующий на складе товар можно исключить из заказа — если заказ при этом не потеряет ценности для покупателя. Например, не получится отправить только чехол, если покупатель заказал смартфон и чехол к нему.

Маркет отправит покупателю сообщение об изменении состава заказа.

Как обработать заказ от бизнеса

Новые заказы от организаций и ИП, которые оформили на витрине business.market.yandex.ru, попадают в кабинет во вкладку Новые в статусе Ожидает оплаты. Заказы могут находиться в этом статусе в течение пяти рабочих дней, чтобы покупатель успел их оплатить. Для заказов от бизнеса срок оплаты больше, чем для заказов от физических лиц — не отменяйте заказ из-за того, что его не оплатили в течение суток.

Если вы отмените первый заказ от бизнеса

Ваши товары автоматически пропадут с витрины для организаций.

В течение рабочего дня с вами свяжется служба поддержки, чтобы уточнить, понятен ли вам процесс работы с заказами и может ли магазин продолжить работу. Если все хорошо, товары вернутся на витрину в течение нескольких минут.

Если заказ оплатили, он переходит в статус Можно обрабатывать.

Все заказы от организаций видны на странице Заказы по фильтру Продажи бизнесу.

Когда вы увидите заказ от организации в статусе Ожидает оплаты, отложите товары из этого заказа на складе на 5 дней, чтобы случайно не продать их другим покупателям.

Если нужного товара не окажется на месте, заказ придется отменить. Изменить количество, заменить позиции или удалить отдельные товары в заказе нельзя.

Как работать с заказами от бизнеса через API

Грузоместа в заказах от бизнеса

Эта функция пока доступна не всем продавцам

Если вы не видите кнопку Добавить коробку, передавайте число грузомест так же, как передаете его для заказов от физических лиц.

Если заказ сделала организация, вам нужно не просто передать Маркету число грузомест, а указать, что именно содержит каждая коробка. Это поможет разобраться, если с заказом что-то пойдет не так — например, на каком-то этапе будут выявлены расхождения.

Вот как это сделать:

Откройте заказ на странице Заказы → Заказы и отгрузки. По умолчанию все товары сложены в коробку с номером 1.
Добавьте коробки в нужном количестве. Например, если в заказ упакован в пять коробок, нажмите Добавить коробку четыре раза.
Распределите товары по коробкам. Чтобы распределить товар:
1. Нажмите расположенную возле товара кнопку ⋮.
2. Выберите коробку.
3. Укажите, сколько единиц товара едет в этой коробке.
4. Если единицы товара едут в нескольких коробках, повторите эти шаги для каждой из них.

Получится примерно так:

Обратите внимание: каждая единица товара может числиться только в одной коробке. Если товар едет в нескольких коробках, при распределении поместите его в одну из них.

Пример

В заказе 12345678 есть три одинаковых кондиционера, каждый из которых занимает две коробки. При распределении нужно один кондиционер оставить в первой коробке, а два других поместить в другие:

Коробка	Что указать при распределении
12345678-1	Один кондиционер
12345678-2	—
12345678-3	Один кондиционер
12345678-4	—
12345678-5	Один кондиционер
12345678-6	—

Акт приема-передачи

Для отгрузки нужен акт приема-передачи — без акта ее не смогут принять. Он оформляется на все заказы сразу — отдельный акт для каждого заказа оформить нельзя.

Если все заказы в отгрузке в статусе Готов к отгрузке или Отменен, акт появится в кабинете на странице отгрузок — когда наступит время, до которого вы принимаете заказы. Если вы отгружаете заказы на следующий день и по вашему графику это выходной — акт появится после выходных.

Акт формируется в электронном формате, распечатывать его не нужно. Чтобы подписать акт, до отгрузки откройте Заказы → Заказы и отгрузки, на вкладке Отгрузки нажмите Подписать электронный акт.

Акт с подписями обеих сторон можно будет скачать через несколько часов после того, как ваши заказы примут в СЦ или ПВЗ. Если во время приемки обнаружатся расхождения, в акте будет стоять соответствующий штамп.

У электронного акта такая же юридическая сила, как и у бумажного, он подходит для бухгалтерского учета. Электронный акт будет доступен в кабинете в течение трех лет.

Когда нужен бумажный акт и как его получить

Вы можете сформировать бумажный акт, если:

Хотите привезти заказы раньше или позже плановой даты. При этом не вовремя отгруженные заказы могут повлиять на ваш индекс качества. Что это
Столкнулись с техническими сложностями — например, заказ не попал в электронный акт.

Скачайте Excel-шаблон акта и заполните по инструкции на первом листе. Номер акта можно указать любой. Не заполняйте акт от руки, иначе его не примут.

Скачать шаблон

Как сформировать акт через API

Если сдаете поставку напрямую на склад Маркета, распечатайте два экземпляра. Если сдаете поставку через транзитный склад, в том числе через пункт выдачи заказов, — три экземпляра акта. Что такое транзитные склады

Поставьте подпись и печать на все экземпляры. Если вы индивидуальный предприниматель и работаете без печати — достаточно подписанных актов с отметкой ИП в шапке. Если ваша организация или транспортная компания работает без печати, то на склад нужно взять копию письма об этом.

Отгрузка заказов

Сортировочные центры и пункты выдачи заказов принимают заказы не по отдельности, а группами — по одной в день. Группа заказов называется отгрузкой.

Чтобы отгрузить заказ, его нужно упаковать и снабдить ярлыком. Это можно сделать в любой момент: как до обработки заказа в кабинете, так и после. Главное — успеть вовремя передать заказы к отгрузке.

Пользуйтесь инструкциями:

Сборку и упаковку заказа стоит снимать на видео — оно пригодится, если понадобится разобраться в спорном случае.

Когда отгружать заказы

Отгружать заказы можно в день получения или на следующий. Дата и время отгрузки товаров всегда указаны в кабинете на странице отгрузки. Как настроить время отгрузки

Дата и время отгрузки всегда указаны на странице отгрузки в кабинете.

Старайтесь избегать опозданий

Опоздания снижают индекс качества магазина. Кроме того, если за последние 7 дней продавец отгрузил с опозданием 20% заказов или больше, Маркет может изменить график продавца и увеличить количество дней на отгрузку. Отредактировать такой график нельзя — для этого понадобится устранить причину задержек и написать службе поддержки.

⚠️ Товары тяжелее 15 кг и больше 150 см по сумме трех сторон привозите только в назначенный день. Из-за ранней отгрузки может снизиться индекс качества вашего магазина. Остальные товары можно привозить раньше.

Как отгрузить заказы

Маркет может принимать заказы двумя способами: с пересчетом всех заказов и без — c доверительной приемкой.

Приемка с пересчетом заказов	Доверительная приемка
Доступна на ПВЗ и в сортировочных центрах	Доступна только в сортировочных центрах и при отгрузке курьеру Маркета
Упакованные заказы нужно передавать сотрудникам Маркета поштучно	Заказы нужно передавать в общей таре, которая должна соответствовать требованиям Маркета
В сортировочных центрах – до 50 заказов в одной отгрузке, в ПВЗ – по смотрите в информации о выбранном пункте на странице Логистика → Склады	Сколько угодно заказов в одной отгрузке
Общий объем отгрузки не больше кубического метра	Любой общий объем
Если есть расхождения, водитель или курьер сразу получает акт	Акт о расхождениях появляется в кабинете спустя несколько часов после отгрузки

Приемка с пересчетом

Привезите заказы в ПВЗ или сортировочный центр в любой транспортной таре. Можно просто сложить их в багажник автомобиля, если так удобно.

На месте передайте сотрудникам документы, которые хотите подписать. Пересчет заказов проведут при вас. Если каких-то заказов не хватает, сотрудники составят акт о расхождении, который отдадут сразу же.

Если покупатель отменил заказ, пока вы везли его

Заказ можно не отдавать, а сразу отвезти обратно в магазин. В документах такой заказ будет отмечен как расхождение в отгрузке, но на индекс оно не повлияет.

Обязательно дождитесь завершения пересчета, не уезжайте без документов — иначе потом будет сложно разобраться, если возникнут спорные вопросы.

Если при пересчете оказалось, что заказов не хватает — вы можете довезти их на следующий день. Это повлияет на ваш индекс качества так же, как и обычный перенос заказа. Для таких заказов понадобится вручную составить отдельный акт приема-передачи. Инструкция

Доверительная приемка

Доверительная приемка экономит ваше время на разгрузке и работает так:

Вы упаковываете заказы согласно требованиям к общей таре.
На месте ваша машина разгружается у специальных ворот — сотрудники центра укажут, у каких именно.
Вам сразу же отдадут акт приема-передачи с отметкой сортировочного центра — после этого можно уезжать.
Сотрудники сортировочного центра пересчитают заказы. Если что-то будет не так, акт о расхождениях появится в кабинете на странице отгрузки. Если в акте о расхождениях есть ошибки, напишите службе поддержки в кабинете: → Поддержка → Создать обращение → Работа с заказами..

Обработка заказов с помощью API

О том, как автоматизировать обработку заказов, читайте в документации API Яндекс Маркета для продавцов.

Обработка заказов с помощью модулей

Воспользуйтесь подходящей инструкцией:

Полезные ссылки

Была ли статья полезна?

Тестовые заказы

Упаковка