Управление посадкой и резервами

Основные экраны и элементы управления

Поиск

На экране поиска вы можете найти резервы за все время.

Поиск может осуществляться по следующим критериям:

  • Имя гостя

  • Телефон гостя

  • Метка гостя

  • Метка резерва

Примечание

Для поиска по номеру телефона достаточно ввести последние 4 цифры номера. Для поиска только по будущим резервам выберите пункт Исключить старые.

Принудительная синхронизация

  1. Нажмите на панели инструментов кнопку Настройки.

  2. На версиях SmartReserve до 1.6.11.8:

    • Нажмите красную кнопку Заблокировано и подержите 2-3 секунды.

    • При успешном нажатии появится надпись Обновление запущено.

    На версиях SmartReserve 1.6.11.9 и выше:

    • Нажмите кнопку Принудительная синхронизация внизу экрана.

  3. Обратите внимание на статус синхронизации:

    • Если статус синхронизации ОК — синхронизация прошла успешно.

    • Если статус синхронизации FAILE —  в процессе синхронизации возникла ошибка:

      1. Проверьте интернет-соединение на устройстве.

      2. Если интернет-соединение стабильное, но ошибка остается, напишите нам на reserve_sup@eda.yandex.ru.

Принудительная синхронизация выполняется:

  • Перед переустановкой приложения SmartReserve на планшете.

    Чтобы убедиться, что все брони попали на сервер — войдите в личный кабинет ресторатора и проверьте наличие созданных актуальных резервов с планшета.

  • Если на планшете значок синхронизации горит красным, но интернет-соединение на планшете стабильное:

    После запуска принудительной синхронизации данные должны прогрузиться на сервер, а значок синхронизации загореться зеленым.

Список резервов

На главный экран выводится список резервов, которыми можно управлять с помощью фильтра по дате и статусу на панели управления. Красным цветом отмечены резервы, которые могут пересекаться по времени и столу.

Строчка резерва включает в себя следующую информацию:

  1. Время резервирования и статус резерва.

  2. Количество гостей и ограничение резерва по времени (если оно было задано при создании резерва).

  3. Имя и телефон гостя, индикатор онлайн-брони ONLINE.

  4. Название зала и номер стола.

  5. Время и дата создания резерва.

  6. Кнопка редактирования резерва.

Для изменения статуса можно нажать на резерв в любом месте, чтобы вызвать окно выбора статуса.

Элементы управления

Панель управления

Панель дает доступ к следующей информации:

  1. Создание нового резерва.

  2. Быстрый выбор даты на ближайшую неделю.

  3. Календарь для выбора любой даты.

  4. Фильтр списка резервов по статусам.

  5. План помещения с загруженностью.

  6. Поиск резерва и гостя.

  7. Настройки временных интервалов.

  8. Справочная информация.

Панель уведомлений и статусов

Панель демонстрирует данные по текущим уведомлениям, а также статусу работы планшета и системы.

Включает в себя следующие элементы:

Создание резерва

Как создать резерв

Окно создания резерва автоматически открывается при звонке в ресторан. Также можно создать резерв вручную.

  1. Нажмите Новый резерв.

  2. Выберите дату.

  3. Если необходимо создать резерв с ограничением по времени, выберите соответствующую настройку и укажите период.

  4. Задайте время бронирования.

  5. Укажите количество ожидаемых гостей.

  6. Выберите зал и стол. В случае необходимости вы можете открыть схему зала, нажав на .

  7. Введите номер телефона гостя.

  8. Введите имя гостя.

  9. Укажите метки гостя.

  10. Укажите метки резерва.

  11. Нажмите Создать резерв.

При входящем звонке по номеру телефона автоматически заполняются поля Имя, Телефон, Метки гостя, если информация по данному номеру есть в системе.

Следующие поля обязательны к заполнению при создании резерва:

  • имя резервирующего;

  • дата и время;

  • количество человек;

  • зал и номер стола.

Если номер телефона гостя не был указан, то метки гостя создать не получится.

Если в ресторан поступил звонок не с целью забронировать стол, то окно создания резерва можно закрыть, нажав кнопку Отмена.

Если резерв еще не был создан, а в ресторан поступил еще один вызов, то в отдельной вкладке откроется новое окно создания резерва. Информация о предыдущем резерве не пропадет. Для возврата к редактированию резерва необходимо перейти на соответствующую вкладку.

Как редактировать резерв

Для редактирования существующего резерва нажмите на клавишу редактирования в списке резервов.

Окно редактирования содержит весь функционал, доступный при создании резерва. Также вы можете отменить данный резерв.

При отмене резерва хостес резерв никуда не пропадет из списка, но его статус изменится на Отменен хостес. Система отобразит кнопку восстановления резерва.

Обработка онлайн-бронирования в списке уведомлений

Автоматическое подтверждение онлайн-бронирования

1. Форма онлайн-бронирования

  1. Гость заполняет форму онлайн-бронирования: выбирает дату и количество гостей.

  2. Система анализирует загруженность залов в ресторане согласно указанным параметрам (дата, количество гостей) и предоставляет в выпадающем списке доступные временные слоты.

  3. Гость выбирает время из выпадающего списка, указывает пожелание и нажимает кнопку Забронировать.

2. Автоматическое подтверждение

Бронирование автоматически подтверждается, резервирует свободный стол на схеме зала и отображается в SmartReserve в списке уведомлений со значком колокольчика.

На значке колокольчика в левой части меню отражается количество непрочитанных уведомлений об онлайн-бронировании. Система оповещает хостес о новом бронировании уведомлением и звуковым сигналом.

(1) — В списке уведомлений во вкладке Новые будут отображаться новые непрочитанные уведомления о бронировании.

(2) — Бронирования автоматически резервируют свободные столы. Справа от имени и номера гостя отображается зал и стол, на который система распределила резерв.

(3) — Ниже расположен источник.

3. Действия из списка уведомлений

  • Отредактировать (отменить) бронирование

    (4) — Нажмите на карандаш, чтобы перейти в режим редактирования:

    • Отредактировать бронирование — скорректируйте зал и стол или добавьте нужные метки, затем нажмите Сохранить изменения. Бронирование считается прочитанным и переходит во вкладку Обработанные со статусом Одобрено.

    • Отменить бронирование — нажмите Отменить резерв. Бронирование считается прочитанным и переходит во вкладку Обработанные со статусом Отменен хостес. Гостю уходит статус Отменен.

  • Перейти на день бронирования

    (5) — Нажмите на стрелочку, чтобы перейти на день бронирования и увидеть загруженность. Бронирование автоматически считается прочитанным и переходит во вкладку Обработанные.

  • Прочитать

    (6) — Нажмите кнопку Прочитать, если редактировать бронирование не нужно. Бронирование считается прочитанным и переходит во вкладку Обработанные.

  • Закрыть

    (7) — Нажмите на крестик в правом верхнем углу, чтобы закрыть список уведомлений.

4. Вкладка «Обработанные»

В списке уведомлений во вкладке Обработанные отображаются бронирования:

  • Подтвержденные — со статусом Одобрено.

  • Отмененные гостем — со статусом Отменен гостем.

  • Отмененные хостес — со статусом Отменен хостес.

Из вкладки Обработанные можно:

  • Отредактировать (отменить) бронирование

    (4) - Нажмите на карандаш, чтобы перейти в режим редактирования:

    • Отредактировать бронирование — скорректируйте зал и стол или добавьте нужные метки, затем нажмите Сохранить изменения. Во вкладке Обработанные бронирование поменяет статус на Одобрено и параметры бронирования изменятся.

    • Отменить бронирование — нажмите Отменить резерв. Во вкладке Обработанные бронирование поменяет статус на Отменен хостес.

  • Перейти на день бронирования

    (5) — Нажмите на стрелочку, чтобы перейти на день бронирования и увидеть загруженность.

  • Закрыть

    Нажмите на крестик в правом верхнем углу, чтобы закрыть список уведомлений.

Настройка режима приема онлайн-бронирования

Ручное подтверждение онлайн-бронирования

При ручном подтверждении:

  1. Онлайн-бронирование попадает на планшет в список уведомлений на вкладку Новые со статусом Ожидает подтверждения. У гостя статус Ожидает подтверждения отображается на странице управления бронированием, в приложении LeClick или в электронной почте.

  2. Хостес подтверждает или отклоняет бронирование. Можно выбрать причину отмены.

  3. В соответствии с решением хостес гость получает Подтверждение или Отмену своего бронирования.

1. Форма онлайн-бронирования

  1. Гость заполняет форму онлайн-бронирования: выбирает дату и количество гостей.

  2. Система анализирует загруженность залов в ресторане согласно указанным параметрам (дата, количество гостей) и предоставляет в выпадающем списке доступные временные слоты.

  3. Гость выбирает время из выпадающего списка, указывает пожелание и нажимает кнопку Забронировать.

2. Ручное подтверждение

Бронирование поступает в SmartReserve и отображается в списке уведомлений со значком колокольчика.

На значке колокольчика в левой части меню отражается количество непрочитанных уведомлений об онлайн-бронировании. Система оповещает хостес о новом бронировании уведомлением и звуковым сигналом.

(1) — В списке уведомлений во вкладке Новые будут отображаться новые непрочитанные уведомления о бронировании.

(2) — Бронирования ждут подтверждения и не резервируют свободные столы. Справа от имени и номера гостя отображается зал и стол, который система рекомендует для резерва.

(3) — Ниже расположен источник.

3. Действия из списка уведомлений

Из списка уведомлений на вкладке Новые можно:

  • Принять (отредактировать) бронирование

    (4) — Нажмите кнопку Принять, чтобы перейти в режим редактирования:

    • Отредактировать бронирование — скорректируйте зал и стол или добавьте нужные метки, затем нажмите Сохранить изменения. Бронирование считается подтвержденным, резервирует стол на схеме зала и переходит во вкладку Обработанные со статусом Одобрено. Гостю уходит подтверждение бронирования.

    • Отменить бронирование — нажмите Отменить резерв. Бронирование считается отмененным и переходит во вкладку Обработанные со статусом Отменен хостес. Гостю уходит статус Отменен.

  • Отменить бронь

    (5) — Нажмите кнопку Отклонить: под бронированием появятся причины отмены. Выберите причину отмены — гость увидит ее в приложении или на странице управления бронированием. Нажмите кнопку Отклонить под списком причин.

    Бронирование автоматически считается отмененным и переходит во вкладку Обработанные со статусом Отменен хостес. Гостю уходит статус Отменен и причины отмены.

    В списке бронирований у отмененного резерва будут отражаться выбранные причины отмены в метках резерва.

  • Закрыть

    (6) — Нажмите на крестик в правом верхнем углу, чтобы закрыть список уведомлений.

4. Вкладка «Обработанные»

В списке уведомлений во вкладке Обработанные отображаются бронирования:

  • Подтвержденные — со статусом Одобрено.

  • Отмененные гостем — со статусом Отменен гостем.

  • Отмененные хостес — со статусом Отменен хостес.

Из вкладки Обработанные можно:

  • Отредактировать (отменить) бронирование

    (4) - Нажмите на карандаш, чтобы перейти в режим редактирования:

    • Отредактировать бронирование — скорректируйте зал и стол или добавьте нужные метки, затем нажмите Сохранить изменения. Во вкладке Обработанные бронирование поменяет статус на Одобрено и параметры бронирования изменятся.

    • Отменить бронирование — нажмите Отменить резерв. Во вкладке Обработанные бронирование поменяет статус на Отменен хостес.

  • Перейти на день бронирования

    (5) — Нажмите на стрелочку, чтобы перейти на день бронирования и увидеть загруженность.

  • Закрыть

    Нажмите на крестик в правом верхнем углу, чтобы закрыть список уведомлений.

Настройка режима приема онлайн-бронирования

Работа с метками гостя и метками резерва

Что такое метки гостя и метки резерва

Это вспомогательная информация, которую хостес может добавить к каждому резерву и каждому гостю.

Метки гостя отображаются всегда, когда гость звонит в ресторан. Cодержат в себе информацию о конкретном госте, если ранее они были указаны.

Метки резерва должны содержать информацию о конкретном резерве.

Примечание

Если гость вегетарианец — это метка гостя, а если гость должен оставить предоплату — это неповторяющееся событие, которое должно быть занесено в метки резерва.

Окно добавления меток

Наиболее часто используемые метки отображаются в панели над клавиатурой. Для добавления этих меток необходимо выбрать их в панели и нажать кнопку Добавить.

Для добавления новой метки необходимо полностью ввести текст будущей метки, а затем также нажать кнопку Добавить.

Если вам необходимо удалить метку, нажмите на крестик рядом с соответствующей меткой.

Работа с резервами из интернета

При резервировании через форму онлайн-бронирования резерв автоматически попадает в общий список резервов.

Индикатор уведомлений об интернет-резервах становится желтым.

Если резерв поступил с интернет-площадки, то в списке резервов он будет отмечен как Online.

План помещения

Как пересадить гостей

Если необходимо пересадить гостей, воспользуйтесь вкладкой Столы.

  1. Для пересадки гостей нажмите на стол, с которого необходимо пересадить гостей, а затем нажмите кнопку Сменить стол.

  2. Желтой рамкой будет выделен стол, с которого требуется пересадить гостей.

  3. На схеме зала выберите стол, на который необходимо пересадить гостей. У вас есть возможность выбрать более одного стола в случае необходимости. Выбранные столы выделяются зеленой рамкой. Для завершения пересадки нажмите Пересадить.

Как посадить гостей

Как разместить гостя, сделавшего бронь

Чтобы посадить гостя, совершившего предварительное резервирование стола, необходимо нажать кнопку Пришел на вкладке Столы. При этом статус стола изменится на Занят, а статус резерва на Пришел. Если поставить гостю статус Пришел для второго резерва, на столе появится два резерва, система пометит их красным, оповещая о пересечении резервов.

Как разместить гостя без резервирования

  1. Чтобы разместить гостя без предварительного резервирования стола, откройте схему зала.

  2. Выберите нужный стол и нажмите Посадить без резерва.

  3. Укажите количество пришедших гостей и нажмите на кнопку Посадить. Статус стола изменится на Занят, а имя гостя будет указано как Без записи.

Настройка зала (временные интервалы)

На экране настроек можно заблокировать временные интервалы для конкретного зала или для всех залов сразу на указанную дату.

Интервалы, отмеченные красным цветом, пропадут из форм онлайн-резервирования, а также будут отмечены красным цветом на экране создания нового резерва.

Предупреждения

По мере рассадки гостей, в случае возникновения непредвиденных ситуаций, система будет демонстрировать сообщения с предупреждениями. Также столы с предупреждениями будут подниматься в начало списка столов.

Далее приведены типы уведомлений и возможные дальнейшие действия.

  • Количество ожидаемых гостей превышает количество мест за столом и потребуется дополнительное посадочное место.

  • На конкретный стол заведено более одного резерва на один и тот же интервал времени.

  • Уведомление о скором визите гостя по резерву на занятый стол. Потребуется либо пересадить гостя по резерву за другой стол, либо предложить гостям пересесть.

  • При нажатии на кнопку Не пришел резерв отменяется и статус меняется на Гость не пришел. Кнопка появляется только если гость опаздывает.

  • Резерв заканчивается на следующий рабочий день. Необходимо вручную перенести резерв на следующий день.

Прогноз загруженности

На плане помещения по умолчанию установлена текущая дата. Ползунок в нижней части экрана белого цвета, а кнопка Сейчас — зеленого. В этом режиме отображается план помещения с загрузкой на текущий момент.

При перемещении ползунка на другое время, либо при выборе другой даты, ползунок станет красным и схема переключится в режим Прогноз. В этом режиме отображается загруженность столов по резервам на выбранную дату и время.

При закрытии плана помещения ползунок автоматически переходит в режим Сейчас. Это сделано, чтобы при открытии плана всегда отображалась актуальная информация.

Работа с планом помещения

План помещения

Для перехода на экран с планом рассадки гостей, необходимо нажать кнопку с картой на главном экране приложения.

План содержит в себе следующие элементы:

  1. Резервы.

  2. Столы.

  3. Лист ожидания.

  4. Выбор зала ресторана. Красным цветом отмечены залы, которые не работают в текущий момент согласно расписанию ресторана или были заблокированы в настройках. Возможность посадки гостей в такие залы сохраняется и остается на усмотрение хостес.

  5. Перечень столов выбранного зала.

  6. План выбранного зала.

  7. Стол. Зеленым отмечены столы, которые свободны в текущий момент, красным — занятые столы. Значком отмечены столы, которые не подходят по вместимости.

  8. Выбор даты.

  9. Выбор времени для прогнозирования загрузки зала.

  10. Переключение режима отображения загрузки зала: текущее состояние и прогноз.

Резервы

В этой вкладке отображаются резервы на выбранную дату. Дата меняется в нижней части вкладки. По умолчанию отображаются резервы для всех залов. При нажатии на резерв отображаются кнопки управления резервом.

Вкладка включает следующие элементы:

  1. Фильтрация списка резервов.

  2. Комментарий гостя.

  3. Управление резервом (доступно при нажатии на конкретный резерв).

  4. Выбор даты.

Столы

В этой вкладке отображаются столы в зале. Информация о столах отображается на выбранную дату. При нажатии на стол отображаются резервы, относящиеся к выбранному столу.

Вкладка содержит следующие элементы:

  1. Номер стола.

  2. Вместительность.

  3. Посадить гостей без резерва.

  4. Ближайший резерв стола и продолжительность ближайшего резерва.

  5. Предупреждения (отметить гостя как Не пришел).

  6. Посадить гостя за выбранный стол.

  7. Редактирование резерва.

  8. Пересадить гостя за другой стол.

Первым в списке столов находятся столы с предупреждениями. Подробнее о них читайте в разделе.

Далее следует список всех свободных в данный момент столов. Последними идут занятые столы.

Вкладка содержит следующие элементы:

  1. Возврат к списку столов.

  2. Номер стола.

  3. Гость, занимающий стол.

  4. Теги гостя.

  5. Изменение статуса гостя на Ушел. Стол будет свободен.

  6. Пересадить гостя за другой стол.

  7. Посадить гостя за выбранный стол.

  8. Пересадить гостя за другой стол.

  9. Редактирование резерва.

Ожидание

В этой вкладке отображаются гости из листа ожидания, которых можно разместить или создать резерв, если появится свободный стол.

Вкладка содержит следующие элементы:

  1. Добавить гостя в лист ожидания.

  2. Гость, ожидающий свободного стола.

  3. Комментарий.

  4. Посадить гостя за данный стол.

  5. Убрать гостя из списка ожидания.

При нажатии на кнопку Добавить гостя в лист ожидания открывается окно создания новой брони. Следуйте шагам создания нового резервирования.

Предыдущая
Личный кабинет SmartReserve
Следующая
Установка и настройка сервиса